Es gilt über 30 Mitarbeitende unserer Elementproduktion mit rund 5 Arbeitsstationen zu orchestrieren – abgestimmt auf mehrere Komponenten wie Terminvorgaben von Bauprojekten und weiteren Teams für die Werkplanung, Logistik, Teileproduktion, Auftragsleitung, Datenvorbereitung, Montage, etc. Wie funktioniert das im Alltag? Unser ehemaliger Teamleiter Elementproduktion und heutiger Leiter Montage, Michael Wyss, gibt Auskunft.
Bisher haben wir die Personalplanung für unsere Bauprojekte mit Excel vorgenommen. Das war entsprechend aufwändig und fehleranfällig. Heute können wir bei Renggli die Einsätze unserer Mitarbeitenden in der Produktion effizienter planen. Mit drag & drop werden Mitarbeitende und Arbeitsstationen einfach hin- und hergeschoben bis es passt. So haben wir einen guten Überblick, welche Elemente wann fertig werden, wie die Abhängigkeiten zu anderen Abteilungen sind, etc.
Die Basis für die neue Personalplanung haben wir in enger Zusammenarbeit mit dem Team von Vanillaplan gelegt. Das Unternehmen ist Anbieterin von Bausoftware für Einsatz- und Kapazitätsplanung. Über ein Jahr lang haben wir gemeinsam die Lösung entwickelt.
Elena Höppner, Vanillaplan: Wie sah die Zusammenarbeit mit uns bei der Entwicklung der Fertigungs-Einsatzpläne aus?
Michael Wyss, Renggli AG: Wir haben unsere Kundenwünsche platziert und auch miteingebracht, was für weitere Holzbaubetriebe, die ein ähnliches System haben wie wir, sinnvoll sein könnte. In regelmässigen Treffen haben wir uns immer wieder ausgetauscht. Die Demo-Versionen haben wir jeweils getestet und dazu Feedback gegeben.
Wie viele Mitarbeitende verwaltest du im Moment ungefähr in der Fertigung und nutzt dafür die Fertigungs-Einsatzpläne?
Das Team in der Elementproduktion umfasst circa 24 Mitarbeitende als Stammpersonal. Zusätzlich gibt es immer wieder Praktikant:Innen sowie temporär Angestellte, sodass das Ganze auch schnell mal auf 30 bis 35 Personen steigen kann.
Wie läuft der Planungsprozess in den Einsatzplänen für die Fertigung bei Renggli ab?
Wir unterteilen den Planungsprozess in die Personalplanung und die Produktionsplanung; so nennen wir das bei Renggli.
Für die Personalplanung habe ich meine Mitarbeitenden, die sauber erfasst und mit Foto hinterlegt wurden, in den Ressourcen. In der Teamansicht plane ich die Personen auf die entsprechende Arbeitsstation ein. In der Regel teile ich das Personal etwa zwei bis drei Wochen im Voraus ein. Hier sehe ich dann genau, wo ich noch zu wenig oder zu viel Personal habe, wo ich also aufstocken oder umverteilen muss. Alle Änderungen nehme ich direkt in der Software vor, also wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter krank ist, nehme ich ihn per drag and drop und schiebe ihn einfach nach unten in die Abwesenheit. So habe ich wirklich immer den vollen Überblick.
Bei der Produktionsplanung geht es darum, die Projekte auf die Arbeitsstationen einzuplanen. Dafür verwende ich fast ausschliesslich die Ansicht der Arbeitsstationsliste. Hier sehe ich meine verschiedenen Tische, das heisst ich habe einen Tisch 1, Tisch 2, Tisch 3, Tisch 4 usw., also meine Stammtische, wo ich Personal einsetzen kann.
Dann ist natürlich Erfahrung und Wissen gefragt sowie ein enger Austausch der jeweiligen Auftragsleiternötig, um zu bestimmen welche Arbeitsstation ich zu welchem Zeitraum für welches Projekt erfasse. Ich kann meine Projekte gezielt in die Listen abfüllen und sie ganz schnell per drag & drop auf verschiedene Stationen hin- und herschieben. So habe ich immer einen guten Überblick, was wann fertig wird, in welchem Zeitraum es durchgeführt wird und wie viele Stunden im Aufwand hinterlegt sind. Ich sehe, wo es zum Beispiel zu knapp wird für die Montageabteilung, wo ich zu früh dran bin, wie viel Personal ich benötige und so weiter.
Sehr praktisch sind zudem die Filter-Funktionen: Wenn ich ein Objekt suche, kann ich das ganz schnell in den Filter eingeben oder gezielt Stationen ein- und ausblenden. Das spart schon Zeit.
Was gefällt dir am besten an den Fertigungs-Einsatzplänen und worin besteht der grösste Mehrwert im Vergleich zur Planung zuvor?
Der grösste Mehrwert ist die Aktualität, die Transparenz und die dynamische Planung. Man muss nicht noch parallel eine Liste pflegen, sondern hat immer den aktuellen Stand und jede Person sieht, was wann fertig wird. Wenn ich Projekte auf andere Arbeitsstationen verschiebe, muss ich nichts löschen und wieder einfügen, sondern kann es schnell und einfach am richtigen Ort platzieren. Ich sehe, wie viel länger es dauert, wenn ich ein Projekt dorthin schiebe oder wie viel schneller es geht, wenn ich mehr Mitarbeitende einplane.
Du leitest mittlerweile die Montageabteilung: Wie geht es da weiter?
Es ist unser grosses Ziel, bis Ende 2024 auch in dieser Abteilung die Personal- und Kapazitätsplanung mit Vanillaplan vorzunehmen. Wir haben also einiges zu tun.
Dieser Beitrag ist ursprünglich bei Vanillaplan erschienen. Wir haben ihn für diesen Blogpost gekürzt und angepasst. Vanillaplan ist ein Unternehmen, das Bausoftware für Einsatz- und Kapazitätsplanung anbietet.
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